Algemene Voorwaarden SelectWiser

1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• SelectWiser: La Forte Investments, handelend onder de naam "SelectWiser", gevestigd te Amsterdam, aanbieder van het AI-ondersteunde kandidaatanalyseplatform.
• Klant: De rechtspersoon of natuurlijke persoon die een Account aanmaakt en gebruikmaakt van de Diensten van SelectWiser.
• Platform: Het SelectWiser webplatform, toegankelijk via selectwiser.nl, inclusief alle bijbehorende functionaliteiten, API's en integraties.
• Diensten: Alle door SelectWiser aangeboden functionaliteiten, waaronder maar niet beperkt tot: het aanmaken van vacatures, het ontvangen van sollicitaties, AI-analyse van sollicitatiedocumenten, rapportages en dashboards.
• Analyse: De (AI-ondersteunde) analyse van sollicitatiedocumenten op basis van CV en/of motivatiebrief, resulterend in scores, samenvattingen en aandachtspunten ter ondersteuning van de menselijke beoordeling.
• Kandidaat: Een natuurlijke persoon wiens sollicitatiedocumenten via het Platform worden verwerkt en geanalyseerd.
• Sollicitatiedocumenten: CV's, motivatiebrieven en overige door of namens Kandidaat aangeleverde documenten.
• Account: De persoonlijke of bedrijfsgebonden toegang tot het Platform die wordt aangemaakt bij registratie.
• SEPA-incassomachtiging: De machtiging die de Klant aan SelectWiser verleent voor automatische incasso van verschuldigde bedragen.

2. Toepasselijkheid

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en leveringen van Diensten door SelectWiser aan de Klant.

2.2 Door het aanmaken van een Account en/of het gebruik van de Diensten gaat de Klant akkoord met deze algemene voorwaarden.

2.3 Afwijkende voorwaarden van de Klant zijn slechts van toepassing indien en voor zover deze uitdrukkelijk en schriftelijk door SelectWiser zijn aanvaard.

2.4 SelectWiser mag deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding aangekondigd via het Platform of per e-mail. Bij voortgezet gebruik van de Diensten na inwerkingtreding worden de gewijzigde voorwaarden geacht te zijn aanvaard.

3. Dienstverlening

3.1 Omschrijving van de Diensten

SelectWiser biedt een AI-ondersteund platform voor het verwerken en analyseren van sollicitaties. De Diensten kunnen onder meer omvatten:

• Het aanmaken en beheren van vacatures (met of zonder AI-ondersteuning);
• Het ontvangen van sollicitaties via een unieke sollicitatielink of webhook-integratie;
• Automatische tekstextractie uit PDF, Word (.doc/.docx) en afbeeldingen (JPEG/PNG);
• AI-analyse van sollicitatiedocumenten, waaronder:
  • Technische score (ca. 60%): vaardigheden, ervaring en match met de functie;
  • CMA-score (ca. 40%): Contextuele Match Analyse van motivatie en schrijfwijze (structuur, concreetheid, relevantie en aansluiting op functie-eisen);
  • Totaalscore: gewogen gemiddelde van beide scores (technisch + CMA);
  • Samenvatting, aandachtspunten en advies;
  • Interviewvragen (indien van toepassing);
• Dashboard met overzicht van vacatures, kandidaten en statistieken;
• Automatische e-mailnotificaties naar kandidaten (bijvoorbeeld ontvangstbevestigingen, statusupdates);
• Export van kandidaatgegevens en analyses.

SelectWiser kan de inhoud en omvang van de Diensten van tijd tot tijd aanpassen, mits de kernfunctionaliteit van het Platform niet zonder noodzaak wordt uitgehold.

3.2 Fair use per Vacature

Binnen een Vacature zijn alle Analyses inbegrepen bij de Vacatureprijs; er geldt geen afzonderlijke afrekening per Kandidaat. Om te voorkomen dat één Vacature voor meerdere functies wordt hergebruikt, geldt een instelbare bovengrens.

• Standaard staat de bovengrens op 250 Analyses per Vacature.
• De Klant kan deze grens via het Platform verhogen, maar niet verlagen tot minder dan 50. Verhogen brengt geen extra kosten met zich mee.
• Het aantal Analyses heeft geen invloed op de prijs van de Vacature.
• Kandidaten die binnenkomen nadat de grens is bereikt, worden wel opgeslagen maar niet automatisch geanalyseerd.
• Bij verhoging van de grens worden deze wachtende kandidaten alsnog geanalyseerd.

3.3 Ondersteunde bestandsformaten

De volgende bestandsformaten worden in principe ondersteund:

• PDF (.pdf)
• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Afbeeldingen (JPEG, JPG, PNG)

Maximale bestandsgrootte per bestand: 10 MB. SelectWiser kan bestandslimieten of ondersteunde formats aanpassen indien technisch noodzakelijk.

3.4 Beschikbaarheid

SelectWiser streeft naar een beschikbaarheid van het Platform van 99,5% op jaarbasis. Geplande onderhoudswerkzaamheden worden zoveel mogelijk minimaal 48 uur van tevoren aangekondigd via het Platform of per e-mail.

SelectWiser is niet aansprakelijk voor (tijdelijke) onbeschikbaarheid als gevolg van omstandigheden buiten haar redelijke controle, waaronder maar niet beperkt tot storingen bij derde partijen (zoals AI-dienstverleners en hostingproviders), overmacht, netwerkstoringen, cyberaanvallen of overheidsmaatregelen.

4. Account en toegang

4.1 Registratie

Voor het gebruik van het Platform dient de Klant een Account aan te maken. De Accountaanmaak is kosteloos. De Klant garandeert dat alle bij registratie verstrekte gegevens juist, volledig en actueel zijn.

4.2 Beveiliging

De Klant is verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van inloggegevens en voor alle activiteiten die via het Account plaatsvinden. Bij vermoeden van misbruik of ongeautoriseerde toegang dient de Klant SelectWiser direct te informeren.

4.3 SEPA-incassomachtiging

Voor het starten van een betaalde Vacature is een geldige SEPA-incassomachtiging vereist. Zonder actieve machtiging kan geen nieuwe betaalde Vacature worden gestart; Analyses binnen een reeds afgerekende Vacature blijven wel mogelijk. Het aanmaken van een Account en de eerste kosteloze Vacature zijn mogelijk zonder machtiging.

5. Prijzen en betaling

5.1 Prijsstructuur

SelectWiser hanteert een pay-per-use model:

• € 99,00 per Vacature (exclusief 21% btw), met onbeperkt Analyses binnen die Vacature;
• De eerste Vacature van een Klant is kosteloos;
• Geen setupkosten;
• Geen maandelijkse abonnementskosten;
• Geen contractuele minimumafname.

Een Vacature wordt eenmalig in rekening gebracht op het moment dat de eerste Analyse binnen die Vacature wordt uitgevoerd. Blijft een Vacature over meerdere maanden openstaan, dan volgt daarvoor geen tweede facturatie.

Een Analyse omvat de volledige verwerking van de sollicitatie van één Kandidaat (CV en/of motivatiebrief) inclusief scores, samenvattingen, adviezen en eventuele interviewvragen.

5.2 Facturering

Facturering vindt maandelijks achteraf plaats op basis van de Vacatures die in de voorafgaande maand in rekening zijn gebracht. Facturen worden bij voorkeur automatisch geïncasseerd via de SEPA-incassomachtiging.

5.3 Betalingstermijn bij handmatige betaling

Indien geen automatische incasso plaatsvindt, geldt een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum.

5.4 Wanbetaling

Bij niet-tijdige betaling:

• is de Klant van rechtswege in verzuim, zonder dat een nadere ingebrekestelling vereist is;
• is de Klant een vertragingsrente van 1,5% per maand (of de wettelijke handelsrente, indien hoger) verschuldigd over het openstaande bedrag;
• mag SelectWiser de toegang tot betaalde functionaliteiten van het Platform opschorten;
• komen alle redelijke (buiten)gerechtelijke incassokosten voor rekening van de Klant.

5.5 Prijswijzigingen

SelectWiser mag haar prijzen wijzigen. Prijswijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding aangekondigd. Bij een prijsverhoging van meer dan 10% in één keer heeft de Klant het recht het gebruik te staken zonder verdere verplichtingen dan de reeds gemaakte kosten.

6. Gebruiksvoorwaarden

6.1 Toegestaan gebruik

De Klant mag het Platform uitsluitend gebruiken voor:

• Het verwerken van sollicitaties voor eigen vacatures;
• Het verkrijgen van inzichten ter ondersteuning van recruitment- en selectieprocessen;
• Het intern verbeteren van wervingsprocessen.

6.2 Verboden gebruik

Het is de Klant onder meer verboden om:

• Het Platform te gebruiken voor discriminatoire doeleinden of in strijd met gelijkebehandelingswetgeving;
• Beslissingen uitsluitend te baseren op AI-analyses zonder enige menselijke beoordeling;
• De software, AI-modellen of algoritmes te reverse-engineeren, decompileren of op andere wijze te proberen na te bouwen;
• Analyses, rapporten of toegang tot het Platform aan derden te verkopen of ter beschikking te stellen (behoudens interne gebruik binnen de eigen organisatie);
• Het Platform te gebruiken voor illegale activiteiten;
• Malware, virussen of andere schadelijke code te uploaden of te verspreiden;
• De beveiliging of integriteit van het Platform te omzeilen of te ondermijnen;
• Het Platform te overbelasten (bijvoorbeeld door ongeautoriseerde geautomatiseerde bulk-uploads);
• Sollicitatiedocumenten te uploaden zonder geldige rechtsgrond op grond van art. 6 AVG en, waar vereist, (uitdrukkelijke) toestemming van de betreffende Kandidaat.

6.3 Verantwoordelijkheid voor content

De Klant is volledig verantwoordelijk voor alle content die via het Account wordt geüpload, inclusief vacatureteksten, notities en Sollicitatiedocumenten. SelectWiser is niet verantwoordelijk voor de inhoud, juistheid of rechtmatigheid van deze content.

7. AI-analyse en geautomatiseerde verwerking

7.1 Aard van de AI-analyse

De Analyses worden uitgevoerd met behulp van externe AI-dienstverleners (waaronder OpenAI of vergelijkbare aanbieders). De Analyses zijn bedoeld als hulpmiddel ter ondersteuning van het recruitmentproces en niet als vervanging van menselijke beoordeling.

7.2 Profilering en menselijke beoordeling

De door SelectWiser gegenereerde scores/signalen kunnen kwalificeren als profilering. De Klant zorgt voor betekenisvolle menselijke beoordeling en neemt beslissingen niet uitsluitend geautomatiseerd (AVG art. 22).

De AI genereert scores, samenvattingen en aanbevelingen, maar neemt geen bindende beslissingen over aanname of afwijzing van Kandidaten. De Klant blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de uiteindelijke beslissingen. De Klant zal geen beslissingen nemen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, en zal zorgdragen voor betekenisvolle menselijke beoordeling (AVG art. 22).

7.3 Beperkingen en disclaimer

SelectWiser garandeert niet dat:

• AI-analyses volledig foutloos of volledig zijn;
• de scores volledig objectief of vrij van bias zijn;
• de aanbevelingen leiden tot succesvolle of passende aanstellingen.

De Klant dient AI-analyses altijd te combineren met eigen professioneel oordeel en verantwoordelijkheid.

8. Gegevensbescherming en privacy

8.1 AVG-naleving

Beide partijen verplichten zich tot naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG). Voor details over de verwerking van persoonsgegevens verwijst SelectWiser naar haar Privacyverklaring op selectwiser.nl.

8.2 Rollen en verwerkersovereenkomst

Voor zover SelectWiser persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Klant (bijvoorbeeld Kandidaatgegevens), treedt SelectWiser op als verwerker en de Klant als verwerkingsverantwoordelijke.

De verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG) maakt integraal onderdeel uit van de overeenkomst en is te raadplegen via selectwiser.nl/privacy-policy of op verzoek via legal@selectwiser.com.

Voor eigen doeleinden (zoals accountbeheer, facturatie, beveiliging en productverbetering) treedt SelectWiser zelf op als verwerkingsverantwoordelijke.

8.3 Verantwoordelijkheid Klant t.o.v. Kandidaten

De Klant garandeert dat:

• er een geldige rechtsgrond bestaat voor het verwerken van Kandidaatgegevens (bijvoorbeeld uitvoering overeenkomst, gerechtvaardigd belang of toestemming);
• Kandidaten adequaat zijn geïnformeerd over de inzet van AI-analyse;
• Kandidaten hun privacyrechten bij de juiste partij kunnen uitoefenen;
• de Klant zelf voldoet aan alle relevante wettelijke verplichtingen richting Kandidaten.

8.4 Bewaartermijnen

Sollicitatiegegevens worden bewaard conform de Privacyverklaring van SelectWiser, in lijn met de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens (in de regel 4 weken na afronding van de procedure of 12 maanden met expliciete toestemming van de Kandidaat).

9. Intellectueel eigendom

9.1 Eigendom SelectWiser

Alle intellectuele eigendomsrechten op het Platform, de onderliggende software, AI-modellen, documentatie, huisstijl, logo's en overige materialen berusten bij SelectWiser of haar licentiegevers.

9.2 Gebruiksrecht Klant

SelectWiser verleent de Klant een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar en herroepbaar gebruiksrecht om het Platform te gebruiken voor zover noodzakelijk voor het gebruik van de Diensten.

9.3 Eigendom content Klant

De Klant behoudt alle rechten op de door haar geüploade content (zoals vacatureteksten). SelectWiser krijgt een beperkt gebruiksrecht op deze content, uitsluitend voor het leveren van de Diensten en het verbeteren van het Platform (voor zover toegestaan onder de Privacyverklaring).

9.4 Gegenereerde output

Door de AI gegenereerde analyses, scores en rapporten mogen door de Klant worden gebruikt voor interne recruitmentdoeleinden. Verdere commerciële exploitatie of verspreiding aan derden is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van SelectWiser.

10. Aansprakelijkheid

10.1 Beperking van aansprakelijkheid

De totale aansprakelijkheid van SelectWiser jegens de Klant is beperkt tot het bedrag aan door de Klant betaalde vergoedingen in de 12 maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die tot aansprakelijkheid aanleiding geeft, met een absoluut maximum van € 25.000.

10.2 Uitsluiting van bepaalde schade

SelectWiser is in geen geval aansprakelijk voor:

• indirecte schade of gevolgschade;
• gederfde winst of verlies van omzet;
• verlies van data, mits SelectWiser redelijke back-up- en beveiligingsmaatregelen heeft getroffen;
• schade als gevolg van beslissingen die de Klant neemt op basis van AI-analyses;
• schade als gevolg van (tijdelijke) onbeschikbaarheid van het Platform of externe diensten;
• schade als gevolg van ongeautoriseerd gebruik van het Account van de Klant;
• schade die (mede) het gevolg is van handelen of nalaten van de Klant in strijd met deze voorwaarden.

10.3 Karakter van de Dienst

SelectWiser is een hulpmiddel. De eindverantwoordelijkheid voor alle wervings- en selectiebeslissingen ligt te allen tijde bij de Klant.

11. Vrijwaring

De Klant vrijwaart SelectWiser tegen alle aanspraken van derden (waaronder Kandidaten) die voortvloeien uit:

• het gebruik van het Platform door de Klant;
• schending van deze algemene voorwaarden;
• schending van toepasselijke wet- en regelgeving (waaronder AVG en gelijkebehandelingswetgeving);
• inbreuk op rechten van derden (zoals privacyrechten of intellectuele eigendomsrechten), veroorzaakt door de content of het handelen van de Klant.

12. Geheimhouding

Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de samenwerking van elkaar ontvangen.

Onder vertrouwelijke informatie wordt in elk geval verstaan: bedrijfsgegevens, technische informatie, prijsafspraken, Kandidaatgegevens en alle informatie die uitdrukkelijk als vertrouwelijk is aangeduid.

Deze verplichting geldt tijdens de samenwerking en tot 2 jaar na beëindiging daarvan, tenzij de wet een langere termijn vereist.

13. Duur, gebruik en beëindiging

13.1 Duur en karakter van de relatie

De rechtsverhouding tussen SelectWiser en de Klant wordt aangegaan voor onbepaalde tijd vanaf het moment dat de Klant een Account aanmaakt en deze voorwaarden accepteert.

Er is geen vaste contractsduur, geen opzegtermijn en geen abonnementsverplichting. De Klant betaalt uitsluitend voor daadwerkelijk uitgevoerde Analyses (pay-per-use).

13.2 Stoppen met gebruik en verwijderen van het Account

De Klant kan op elk moment:

• het gebruik van het Platform staken; en/of
• het Account verwijderen via het Platform (voor zover beschikbaar) of via een verzoek aan SelectWiser.

Het verwijderen van het Account geldt als beëindiging van het gebruik van de Diensten, onverminderd de verplichting tot betaling van reeds uitgevoerde Analyses en openstaande facturen.

Bepaalde gegevens (zoals factuurgegevens, logs en Kandidaatgegevens) kunnen na verwijdering van het Account nog worden bewaard, voor zover dat noodzakelijk is op grond van wetgeving of de Privacyverklaring.

13.3 Opschorting en beëindiging door SelectWiser

SelectWiser mag het gebruik van het Platform (gedeeltelijk) opschorten of de rechtsverhouding met onmiddellijke ingang beëindigen in onder meer de volgende gevallen:

• ernstige of herhaalde schending van deze voorwaarden door de Klant;
• wanbetaling langer dan 30 dagen;
• misbruik of redelijk vermoeden van misbruik van het Platform;
• faillissement, surseance van betaling of liquidatie van de Klant;
• redelijk vermoeden van frauduleus of illegaal gebruik.

13.4 Gevolgen van beëindiging

Na beëindiging van het gebruik (door Accountverwijdering of beëindiging door SelectWiser):

• vervalt het recht op toegang tot het Platform voor nieuwe Analyses;
• kan de Klant tot 30 dagen na beëindiging via het Platform of via support een export van beschikbare gegevens (vacatures, kandidaten en analyses) opvragen, voor zover technisch en juridisch toegestaan;
• worden gegevens daarna verwijderd of geanonimiseerd conform de Privacyverklaring en wettelijke bewaartermijnen;
• blijven alle reeds uitgevoerde Analyses en uitstaande facturen volledig verschuldigd.

14. Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor het niet of niet tijdig nakomen van verplichtingen indien dit het gevolg is van overmacht. Onder overmacht wordt onder meer verstaan: storingen bij externe dienstverleners (waaronder AI-platforms, hostingproviders en betalingsverwerkers), natuurrampen, oorlog, terrorisme, pandemieën, stakingen, overheidsmaatregelen, netwerkaansluitproblemen en langdurige stroomstoringen.

15. Toepasselijk recht en geschillen

15.1 Op deze algemene voorwaarden en alle daarmee samenhangende rechtsverhoudingen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

15.2 Partijen zullen eerst trachten eventuele geschillen in onderling overleg op te lossen.

15.3 Indien dit niet lukt, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam.

16. Overige bepalingen

16.1 Overdracht

De Klant mag rechten en verplichtingen uit deze voorwaarden niet overdragen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van SelectWiser. SelectWiser mag haar rechten en verplichtingen overdragen in het kader van bijvoorbeeld een bedrijfsstructuurwijziging, fusie of verkoop van (een deel van) de onderneming.

16.2 Nietigheid

Indien een bepaling van deze voorwaarden nietig, vernietigbaar of anderszins ongeldig is, blijft de rest van de voorwaarden onverkort van kracht. Partijen zullen de ongeldige bepaling vervangen door een bepaling die de strekking van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.

16.3 Volledige overeenkomst

Deze algemene voorwaarden, samen met de Privacyverklaring en eventuele schriftelijke aanvullende afspraken, vormen de volledige overeenkomst tussen SelectWiser en de Klant en vervangen alle eerdere mondelinge en schriftelijke afspraken.

16.4 Taalversies

Deze algemene voorwaarden zijn beschikbaar in het Nederlands en in het Engels. Bij verschil in uitleg tussen beide versies is de Nederlandse tekst leidend.