Privacyverklaring

1. Gegevens die wij verzamelen

1.1 Gegevens die u aan ons verstrekt

Wij verwerken persoonsgegevens die u vrijwillig indient, waaronder:

• Naam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Inloggegevens (zoals wachtwoord en authenticatiegegevens)
• Sollicitatiedocumenten (zoals CV, motivatiebrief en aanvullende informatie)
• Overige gegevens verstrekt door de sollicitant of werkgever

Bijzondere persoonsgegevens

Wij vragen kandidaten en werkgevers om geen bijzondere persoonsgegevens op te nemen in sollicitatiedocumenten, tenzij dit strikt noodzakelijk is. Sollicitatiedocumenten kunnen dergelijke informatie toch bevatten (bijvoorbeeld gezondheid, religie, etniciteit).

Voor sollicitatiegegevens treden wij doorgaans op als verwerker en verwerken wij deze gegevens uitsluitend in opdracht van de werkgever (de verwerkingsverantwoordelijke). De werkgever is verantwoordelijk voor de toepasselijke rechtsgrondslagen, inclusief eventuele uitzonderingen op het verwerkingsverbod van art. 9 AVG.

Waar technisch mogelijk passen wij dataminimalisatie toe. Wij nemen maatregelen om te voorkomen dat bijzondere persoonsgegevens worden gebruikt in de analyse, waaronder (i) expliciete instructies aan het AI-model om dergelijke informatie te negeren en niet te herhalen in de output, en (ii) post-processing checks op de output. Bijzondere persoonsgegevens behoren geen rol te spelen bij het genereren van scores of signalen.

1.2 Betalingsgegevens

Betalingen worden verwerkt door Stripe. Privacybeleid: https://stripe.com/nl/privacy

Wij ontvangen geen volledige betaalkaartgegevens; wij krijgen alleen de informatie die nodig is voor facturatie en administratie (bijvoorbeeld een transactie-ID, laatste cijfers van een kaart, factuurgegevens).

2. Automatisch verzamelde gegevens

Wij verzamelen automatisch technische gegevens wanneer u onze website en diensten gebruikt, waaronder:

• IP-adres
• Browsersoort en -versie
• Apparaat- en systeeminformatie (model, besturingssysteem, taalinstellingen)
• Gebruiksgegevens (bekeken pagina's, acties, tijdstempels)
• Geschatte locatie (op basis van IP-adres)

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken. Meer informatie hierover vindt u in onze cookiestatement: https://www.selectwiser.nl/cookies

3. Hoe wij uw gegevens gebruiken

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor:

• Aanmaken en beheren van accounts
• Levering en ondersteuning van onze diensten
• Automatische analyse van sollicitatiedocumenten (AI-ondersteund)
• Communicatie (zoals e-mails over uw account, sollicitaties, statusupdates)
• Betalingen, facturatie en financiële administratie
• Beveiliging, fraudepreventie en foutanalyse
• Verbetering en ontwikkeling van ons platform
• Naleving van wettelijke verplichtingen
• Bescherming van vitale belangen in uitzonderlijke situaties

4. Rechtsgrondslagen volgens de AVG

Wij baseren onze verwerking op de volgende grondslagen, afhankelijk van het doel en onze rol:

Rechtsgrond per doel (samenvatting)

Voor meer details over onze rol per verwerking, zie sectie 5 "Onze rol: verwerkingsverantwoordelijke & verwerker".

5. Onze rol: verwerkingsverantwoordelijke & verwerker

Verwerkingsverantwoordelijke

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor onder andere:

• Accounts en authenticatie
• Facturatie en betalingsadministratie
• Beveiliging, logging en platformmonitoring
• Onze eigen communicatie en (beperkte) marketing richting klanten en geïnteresseerden

Verwerker

Voor sollicitatiegegevens die via onze omgeving door werkgevers worden verzameld, treden wij op als verwerker. De werkgever (of het recruitmentbureau) is dan de verwerkingsverantwoordelijke.

• Wij verwerken sollicitatiegegevens uitsluitend in opdracht van de werkgever.
• Met werkgevers sluiten wij een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG.
• Werkgevers blijven zelfstandig verantwoordelijk voor hun verdere verwerking van sollicitantgegevens buiten SelectWiser.

6. Delen van gegevens

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden voor zover dat nodig is om onze diensten te leveren, voor beveiliging of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Dit omvat onder meer:

Hosting & infrastructuur

• Aiven (EU) of een vergelijkbare Europese databaseprovider – hosting van onze databases en opslag van applicatiedata.
• Render Services, Inc. (VS) – hosting van backend-services, workers en cronjobs.
• Vercel Inc. (VS) – hosting van onze frontend en technische logs.

AI-analyse

• OpenAI (VS) – analyse van sollicitatiedocumenten (zoals CV en motivatiebrief) om scores, samenvattingen en inzichten te genereren.

Wij hebben contractueel vastgelegd dat gegevens alleen worden gebruikt om onze opdracht uit te voeren en niet voor het trainen van algemene modellen, tenzij dit expliciet en afzonderlijk is toegestaan.

E-mail en communicatie

• Resend / PLUS FIVE FIVE, Inc. (VS) – verzenden van systeem- en transactiemails (bijvoorbeeld bedankmails, statusupdates, uitnodigingen en afwijzingen).
• Onze zakelijke e-mail- en kantooromgeving (bijvoorbeeld Google Workspace) – voor algemene communicatie en klantenservice.

Betalingen

• Stripe Payments Europe Limited (IE) + Stripe-groep – verwerken van betalingen, facturatie en financiële administratie.

Overige derden

• Analytics- en monitoringdiensten voor prestaties, beveiliging en foutanalyse
• Eventuele accountants, juridische adviseurs of andere dienstverleners die ons helpen aan onze verplichtingen te voldoen

Met al deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten of gelijkwaardige contracten waarin is vastgelegd dat:

• persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld
• passende beveiligingsmaatregelen worden getroffen
• gegevens alleen worden verwerkt volgens onze instructies en conform de AVG (voor zover zij als verwerker optreden)

Sommige partijen (zoals Stripe en bepaalde hostingproviders) hebben daarnaast een eigen rol als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor een deel van de verwerking, bijvoorbeeld om te voldoen aan hun eigen wettelijke verplichtingen (zoals anti-witwaswetgeving, fiscale verplichtingen of beveiligingseisen). In dat geval gelden ook hun eigen privacyverklaringen.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

7. AI-verwerking & geautomatiseerde analyse

Voor uitgebreide informatie over hoe SelectWiser AI inzet en welke waarborgen zijn ingebouwd, zie ons AI Governance document.

SelectWiser gebruikt AI-technologie voor onder andere:

• Analyse van sollicitatiedocumenten
• Samenvatten en structureren van CV's en motivatiebrieven
• Het genereren van scores en signalen (zoals technische match en contextuele aansluiting van de motivatie op functie-eisen, gebaseerd op tekstuele inhoud)

De analyse kan kwalificeren als profilering (bijv. score/signalering). Wij verstrekken waar passend nuttige informatie over de onderliggende logica en de verwachte gevolgen van dergelijke verwerking.

Hoofdlijnen van de analyse (samenvatting)

• De analyse kijkt naar (i) aanwezigheid van gevraagde vaardigheden/ervaring, (ii) onderbouwing met voorbeelden, (iii) aansluiting van motivatie op functie-eisen, en (iv) inconsistenties/hiaten in de tekst.
• De analyse wordt gebruikt als besluit-ondersteuning; er vindt geen automatische afwijzing of uitnodiging plaats (AVG art. 22).
• De analyse kan invloed hebben op prioritering of volgorde van beoordeling, maar neemt niet zelfstandig beslissingen.
• De analyse is indicatief en kan fouten bevatten; de werkgever weegt de uitkomst altijd samen met de originele documenten.

Geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen

Binnen SelectWiser worden er geen beslissingen genomen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor kandidaten. AI levert een advies; werkgevers nemen zelf de uiteindelijke beslissing, bijvoorbeeld over uitnodiging, afwijzing of vervolgstappen (AVG art. 22).

Uw rechten in het kader van AI-analyse

Voor zover van toepassing heeft u onder meer:

• Recht op menselijke tussenkomst (bij de werkgever)
• Recht om uw standpunt toe te lichten
• Recht om een besluit aan te vechten
• Recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van AI-analyse voor uw sollicitatie

8. Internationale gegevensoverdracht

Onze hoofdservers en databases bevinden zich in de Europese Unie.

Sommige van onze dienstverleners bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of verwerken gegevens buiten de EER, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Dit geldt met name voor:

• OpenAI (VS)
• Resend / PLUS FIVE FIVE, Inc. (VS)
• Render Services, Inc. (VS)
• Vercel Inc. (VS)
• De Stripe-groep buiten de EU (voor bepaalde betalingen en fraudepreventie)
• Google (voor zover gegevens in Google Workspace buiten de EER worden verwerkt)

Wanneer persoonsgegevens naar landen buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij voor passende waarborgen conform hoofdstuk V AVG. Per dienstverlener gebruiken wij één of meer van de volgende waarborgen:

• door de Europese Commissie goedgekeurde Standaard Contractbepalingen (SCC's), en/of
• gebruik van het EU–US Data Privacy Framework (DPF) of vergelijkbare adequaatheidsbesluiten, en
• aanvullende technische en organisatorische maatregelen (zoals encryptie, toegangsbeperking en minimale dataminimalisatie).

Waarborgen per dienstverlener (overzicht)

Een kopie of overzicht van de relevante waarborgen per dienstverlener kan worden opgevraagd via privacy@selectwiser.com.

Met deze partijen zijn contracten gesloten waarin onder meer is vastgelegd dat:

• persoonsgegevens niet worden gebruikt voor het trainen van algemene AI-modellen, tenzij dit expliciet en afzonderlijk is toegestaan
• persoonsgegevens alleen worden verwerkt om de door ons gevraagde diensten uit te voeren
• passende beveiligingsmaatregelen worden toegepast

Wanneer wij gegevens buiten de EER laten verwerken, doen wij dit alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening en met inachtneming van de regels uit hoofdstuk V AVG.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is.

Sollicitatiegegevens (kandidaten)

• Standaard: tot 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure.
• Met expliciete toestemming van de sollicitant (zoals talentpool): tot 12 maanden voor toekomstige vacatures.
• Bij intrekking van toestemming: gegevens worden zo snel mogelijk verwijderd (of geanonimiseerd), voor zover wij als verwerker kunnen optreden.
• Bij aanname: de werkgever wordt zelf verwerkingsverantwoordelijke; wij verwijderen de sollicitatiegegevens uit ons actieve systeem zodra de overdracht is afgerond, behoudens beperkte log- en back-updoeleinden.

Overige gegevens

• Facturatie- en administratiegegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
• Platform- en beveiligingslogs: doorgaans tot 90 dagen, tenzij langer nodig voor onderzoek naar incidenten of misbruik.
• Klant- en bedrijfsgegevens (werkgevers): gedurende de contractuele relatie plus de periode die wettelijk of contractueel vereist is (bijvoorbeeld verjaringstermijnen).

Na afloop van de bewaartermijnen verwijderen of anonimiseren wij gegevens, tenzij wij ze langer moeten bewaren vanwege een wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld bij een juridisch geschil).

Onze verwerkers (zoals hostingproviders, e-maildiensten en AI-dienstverleners) kunnen bepaalde log- of systeemgegevens iets langer bewaren als dat noodzakelijk is voor hun eigen wettelijke verplichtingen, beveiliging of fraudepreventie. Dit gebeurt altijd binnen de grenzen van de AVG en onze verwerkersovereenkomsten.

10. Gegevensbeveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Deze maatregelen omvatten onder meer:

• Versleutelde verbindingen (TLS) bij gegevensoverdracht
• Encryptie van gegevens op servers van onze hostingproviders (encryptie at rest)
• Beperkte toegangsrechten tot systemen en gegevens (need-to-know-principe)
• Authenticatie- en autorisatiemechanismen
• Logging en monitoring van toegangspogingen en systeemactiviteiten
• Regelmatige updates van systemen en beveiligingsmaatregelen

Hoewel wij ons inspannen voor een hoog beveiligingsniveau, kan 100% veiligheid nooit worden gegarandeerd.

11. Informatie over minderjarigen

Onze diensten zijn primair gericht op sollicitanten van 16 jaar en ouder.

Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar zonder betrokkenheid van een ouder, voogd of werkgever.

Als wij ontdekken dat wij toch persoonsgegevens van een kind jonger dan 16 jaar zonder geldige grondslag hebben verwerkt, verwijderen wij deze gegevens zo snel mogelijk.

Als u vermoedt dat wij zonder toestemming gegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op via privacy@selectwiser.com.

12. Uw privacyrechten

Op grond van de AVG heeft u, voor zover van toepassing, de volgende rechten:

• Recht op inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren.
• Recht op verwijdering: u kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld wanneer deze niet langer nodig zijn.
• Recht op beperking van de verwerking: u kunt in bepaalde gevallen vragen om de verwerking (tijdelijk) te beperken.
• Recht op bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct marketing (AVG art. 21). Waar wij verwerken op basis van gerechtvaardigd belang, kunt u altijd bezwaar maken.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u kunt verzoeken om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
• Recht op intrekking van toestemming: wanneer verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze op elk moment intrekken. Dit heeft geen terugwerkende kracht.
• Recht op menselijke beoordeling bij AI-analyse: u kunt vragen of (bij de werkgever) een mens naar uw situatie kijkt en niet uitsluitend op basis van AI-analyse wordt beslist.

Voor verzoeken of bezwaar die zien op de verwerking van sollicitatiegegevens (incl. inzet van AI-analyse) is de werkgever het primaire aanspreekpunt als verwerkingsverantwoordelijke; SelectWiser ondersteunt de werkgever daarbij als verwerker waar redelijkerwijs mogelijk (art. 28 AVG).

Voor andere verwerkingen waarbij SelectWiser zelf verwerkingsverantwoordelijke is (zoals accountbeheer, facturatie), kunt u direct contact met ons opnemen.

Voor het uitoefenen van uw rechten kunt u een verzoek sturen naar privacy@selectwiser.com.

Wij reageren in principe binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Deze termijn kan indien nodig worden verlengd, waarover wij u informeren.

13. Do-Not-Track signalen

Onze website reageert momenteel niet op "Do Not Track"-signalen in browsers.

Wij verwijzen u naar onze cookiestatement voor meer informatie over hoe wij cookies en vergelijkbare technieken gebruiken.

14. Wijzigingen aan deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken.

Bij belangrijke wijzigingen zullen wij dit duidelijk communiceren, bijvoorbeeld via onze website of per e-mail (indien passend). De datum "Laatst bijgewerkt" bovenaan deze verklaring wordt dan aangepast.

15. Contact

16. Uw gegevens inzien of verwijderen

Wilt u uw gegevens inzien, aanpassen of laten verwijderen? Stuur uw verzoek dan naar privacy@selectwiser.com. Voeg voldoende informatie toe om u te identificeren en uw verzoek te begrijpen. Wij kunnen u vragen om aanvullende informatie om misbruik te voorkomen.

Afhandeling van verzoeken: Conform de AVG worden verwijderingsverzoeken binnen 30 dagen behandeld. Indien een werkgever niet tijdig reageert op een verwijderingsverzoek van een sollicitant, wordt het verzoek na 30 dagen automatisch goedgekeurd en worden de betreffende persoonsgegevens verwijderd. De sollicitant ontvangt hiervan een bevestiging per e-mail.

17. Over deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is opgesteld om te voldoen aan de informatieplichten uit de AVG (o.a. art. 13) en sluit aan op ons AI-governancekader. Naleving beoordelen we daarnaast continu via interne procedures, contracten en beveiligingsmaatregelen.

Compliance met de AVG hangt niet alleen af van deze informatieverstrekking, maar ook van onze daadwerkelijke inrichting (verwerkersovereenkomsten, DPIA's, logging, menselijke tussenkomst, beveiliging, contracten en interne procedures), in lijn met het accountability-beginsel (AVG art. 5).