Handleiding voor werkgevers

1. Wat SelectWiser is (en wat niet)

SelectWiser is een besluit-ondersteunend platform. Het kan sollicitatiedocumenten analyseren en scores/signalen geven, maar:

• SelectWiser neemt geen beslissingen over uitnodigen, afwijzen of aannemen.
• Jullie organisatie blijft verantwoordelijk voor menselijke beoordeling en de uiteindelijke beslissing.

2. Rollen onder de AVG (wie is waarvoor verantwoordelijk?)

Voor beperkte gegevens (account, facturatie, security logs) kan SelectWiser zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn. Zie de Privacyverklaring.

Praktisch: Kandidaten die hun privacyrechten willen uitoefenen over hun sollicitatie, moeten in de regel bij jullie terecht. SelectWiser ondersteunt waar mogelijk.

3. Kandidaten informeren (transparantie)

Zorg dat kandidaten voor of bij het solliciteren minimaal weten:

• Welke gegevens jullie verwerken (CV, motivatie + metadata)
• Dat er (optioneel) AI-analyse wordt gebruikt
• Dat AI alleen ondersteunt en dat er menselijke beoordeling is
• Bewaartermijnen (bijv. 4 weken standaard / 12 maanden talentpool met toestemming)
• Hoe zij hun rechten kunnen uitoefenen (inzage, verwijdering, bezwaar)

Tip: Link in jullie vacature/sollicitatieflow naar jullie eigen privacytekst en naar de SelectWiser Privacyverklaring en AI Governance.

4. AI-analyse is optioneel (geen nadeel bij "nee")

Als jullie AI-analyse aanbieden, zorg dan dat:

• De keuze vrijelijk is (geen druk)
• Kandidaten zonder AI-analyse niet benadeeld worden (AVG art. 7(4))
• De procedure ook zonder AI normaal doorloopt

In SelectWiser: Kandidaten zonder AI-consent worden niet onderaan geduwd bij score-sortering. Ze staan in een aparte sectie "Handmatig beoordelen".

5. Menselijke beoordeling (AVG art. 22)

Jullie mogen geen besluiten nemen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd met significante impact.

Werkwijze:

• Bekijk altijd CV/motivatie en/of analyse voor een inhoudelijke afwijzing
• Leg een (korte) reden vast bij afwijzing
• Gebruik AI-scores/signalen als input, niet als besluit

SelectWiser guardrail: Bij het sluiten van een vacature met ongelezen kandidaten verschijnt een waarschuwing. Bij toch sluiten wordt dit gelogd voor accountability.

6. Non-discriminatie en fair gebruik

Gebruik AI-output alleen op functierelevante criteria.

Vermijd:

• Selecteren op (of laten beinvloeden door) beschermde kenmerken
• Gebruik van proxy's (zoals naam/taalstijl) als vervanging voor functierelevantie
• Blind vertrouwen op scores zonder context

SelectWiser: De AI is geinstrueerd om geen gevoelige kenmerken mee te wegen. Toch blijft jullie beoordeling leidend.

7. Bewaartermijnen (richtlijn)

8. Rechten van kandidaten (wie doet wat?)

Zorg intern voor:

• Eigenaar (rol)
• Mailbox voor privacyverzoeken
• Standaard doorlooptijd (max 1 maand)

9. Incidenten / datalekken

Bij een (mogelijk) datalek:

1. Leg intern vast wat er is gebeurd
2. Neem direct maatregelen (containment)
3. Informeer zo nodig je functionele verantwoordelijke en volg je datalekprocedure

SelectWiser kan als verwerker informatie leveren over scope/tijdlijn.

10. Snelle tekst voor in jullie kandidaat-informatie

Vragen?

• SelectWiser Support: support@selectwiser.nl
• Privacy vragen: privacy@selectwiser.nl

Gerelateerde documentatie

• Privacyverklaring SelectWiser
• AI Governance
• Algemene Voorwaarden