SelectWiser – AI Governance & CMA-positionering

1. Doel & scope

Dit document beschrijft hoe SelectWiser AI inzet binnen het sollicitatieproces, welke rol AI wel en niet heeft, en welke waarborgen zijn ingebouwd om te voldoen aan de AVG en de EU AI Act.

Het document is bedoeld voor klanten, toezichthouders en auditors.

Achtergrond

Dit document laat zien dat SelectWiser vooraf heeft nagedacht over verantwoord AI-gebruik en niet reactief handelt op regelgeving, maar proactief waarborgen heeft ingebouwd.

2. Wat SelectWiser wél en níet doet met AI

Wat SelectWiser wel doet

• Analyseert tekstuele documenten (CV, motivatiebrief, vacaturetekst)
• Genereert:
  • Technische matchscore
  • Contextuele Match Analyse (CMA)
• Geeft signalen en aandachtspunten ter ondersteuning van menselijke beoordeling

Wat SelectWiser niet doet

• Neemt geen automatische beslissingen
• Wijst geen kandidaten zelfstandig af
• Meet geen persoonlijkheid, intelligentie, emoties of mentale eigenschappen
• Doet geen voorspellingen over gedrag, prestaties of karakter
• Gebruikt geen gegevens voor modeltraining

Kernprincipe: SelectWiser is een besluit-ondersteunend systeem, geen besluitvormend systeem.

3. Definitie van CMA (juridisch scherp)

Definitie:

Contextuele Match Analyse (CMA) is een tekstuele analyse van motivatie en schrijfwijze (structuur, concreetheid, relevantie en aansluiting op functie-eisen) van de kandidaat in relatie tot de functiecontext, gebaseerd op CV, motivatiebrief en vacaturetekst.

De CMA doet geen uitspraken over persoonlijkheidskenmerken of mentale eigenschappen.

Expliciete beperkingen:

• CMA is geen psychologische test
• CMA is geen persoonlijkheidsmeting
• CMA is contextueel en indicatief
• CMA baseert zich uitsluitend op tekstuele inhoud en expliciete functie-eisen

Waarom dit cruciaal is

Deze positionering verduidelijkt dat SelectWiser geen psychometrische of persoonlijkheidsmetingen uitvoert en beperkt de inzet van AI tot tekstuele, contextuele ondersteuning binnen het sollicitatieproces.

4. Rollen & verantwoordelijkheden

Rollen onder de AVG

In de meeste klantrelaties treedt de klant op als verwerkingsverantwoordelijke voor sollicitantgegevens. SelectWiser verwerkt die gegevens als verwerker namens de klant en uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies (AVG art. 28).

Voor beperkte gegevens (zoals accountbeheer, facturatie en beveiligingslogboeken) kan SelectWiser zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Deze verwerkingen zijn beschreven in onze privacyverklaring.

Verantwoordelijkheden van de organisatie

De organisatie die SelectWiser gebruikt is verantwoordelijk voor:

• De uiteindelijke beoordeling van kandidaten
• Het nemen van beslissingen (uitnodigen, afwijzen, aannemen)
• Het motiveren van afwijzingen richting kandidaten
• Compliance met arbeidsrecht en AVG
• Zorgvuldige en niet-discriminerende toepassing van de analyse
• Het verstrekken van "nuttige informatie" over de werking op hoofdlijnen en de verwachte gevolgen wanneer geautomatiseerde verwerking een rol speelt

SelectWiser faciliteert dit proces technisch, maar neemt geen beslissingen. SelectWiser is een SaaS-platform dat technische ondersteuning biedt; de juridische verantwoordelijkheid voor het wervingsproces ligt bij de organisatie die het platform gebruikt.

5. Menselijke tussenkomst (bewijsbaar)

SelectWiser borgt dat beslissingen over kandidaten altijd menselijke actie vereisen:

• Inhoudelijke afwijzingen vereisen aantoonbare menselijke inzage van kandidaatdocumenten (CV, motivatie) of analyse voordat een afwijzing kan worden geregistreerd
• Afwijzingen worden altijd vastgelegd met een menselijke reden (rejectionReasonCode en rejectionReasonNote)
• Het systeem registreert inzage-momenten (cvViewedAt, motivationViewedAt, analysisViewedAt) vóór inhoudelijke afwijzingen
• Een audit trail legt vast wie, wanneer en op basis van welke informatie een beslissing heeft genomen

Principe:

SelectWiser borgt dat inhoudelijke afwijzingen alleen plaatsvinden na aantoonbare menselijke inzage van kandidaatdocumenten of analyse.

Dit voorkomt volledig geautomatiseerde besluitvorming en zorgt voor verdedigbare menselijke tussenkomst conform AVG artikel 22 en de EU AI Act.

Organisaties kunnen op basis van de analyse een inhoudelijke toelichting geven aan kandidaten op verzoek.

6. Profilering & menselijke beoordeling

SelectWiser kan scores, signalen en samenvattingen genereren op basis van tekstuele sollicitatiedocumenten. Dit kan kwalificeren als profilering. SelectWiser is ontworpen om te voorkomen dat kandidaten worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerd besluit dat hen aanmerkelijk treft (AVG art. 22).

Daarom vereist SelectWiser vóór een inhoudelijke afwijzing aantoonbare menselijke beoordeling (inzage in documenten en/of analyse) en wordt vastgelegd op welke gronden de beslissing is genomen.

De klant blijft verantwoordelijk voor het verstrekken van "nuttige informatie" over de werking op hoofdlijnen en de verwachte gevolgen wanneer geautomatiseerde verwerking een rol speelt.

7. Bijzondere persoonsgegevens en dataminimalisatie

Sollicitatiedocumenten kunnen (ook onbedoeld) bijzondere categorieën persoonsgegevens bevatten (bijv. gezondheid, religie, etniciteit). De verwerking daarvan is in beginsel verboden tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is (AVG art. 9).

SelectWiser hanteert dataminimalisatie als uitgangspunt (AVG art. 5 lid 1(c)) en adviseert klanten om dergelijke informatie niet op te vragen en niet mee te wegen. SelectWiser neemt maatregelen om te voorkomen dat bijzondere persoonsgegevens worden gebruikt of herhaald in de output, waaronder (i) expliciete instructies aan het AI-model om dergelijke informatie te negeren en niet te noemen, en (ii) post-processing controles op de gegenereerde output.

8. Externe AI-dienstverlener en beveiliging

Indien AI-analyse wordt gebruikt, kan SelectWiser gegevens verwerken via een externe dienstverlener. SelectWiser sluit hiervoor passende contractuele afspraken (verwerkersovereenkomst/subverwerkers) conform AVG art. 28 en treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen conform AVG art. 32 (waaronder versleuteling, toegangsbeheer en periodieke effectiviteitstests).

SelectWiser hanteert daarnaast procedures om beveiligingsmaatregelen periodiek te testen, beoordelen en evalueren.

Indien verwerking (of support) leidt tot doorgifte buiten de EER, worden de voorwaarden van hoofdstuk V AVG toegepast (o.a. art. 44).

9. DPIA-ondersteuning

Gelet op de context (sollicitaties) kan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling vereist zijn, met name bij profilering waarop besluiten worden gebaseerd die kandidaten wezenlijk treffen (AVG art. 35 lid 1 en 3(a)). SelectWiser levert klanten op verzoek documentatie over datastromen, beveiligingsmaatregelen en waarborgen om een DPIA te faciliteren.

10. Rechtsgrond en keuze voor AI-analyse

De klant bepaalt de rechtsgrondslag voor de verwerking van sollicitantgegevens (AVG art. 6) en verstrekt kandidaten de vereiste informatie (AVG art. 12 en 13/14).

AI-analyse is optioneel

SelectWiser ondersteunt een optionele AI-analysefunctie. De klant kan kandidaten een keuze/bezwaarmogelijkheid bieden voor het gebruik van AI-analyse. Niet deelnemen aan AI-analyse mag geen nadelige gevolgen hebben voor de mogelijkheid om te solliciteren of de verdere behandeling.

Wanneer een klant ervoor kiest AI-analyse op "toestemming" te baseren, moet die toestemming vrijelijk gegeven kunnen worden en mag zij geen voorwaarde zijn voor verwerkingen die niet noodzakelijk zijn.

Indien de klant de inzet van AI (mede) baseert op gerechtvaardigd belang, dient het recht van bezwaar uitdrukkelijk en duidelijk aan kandidaten te worden gecommuniceerd (AVG art. 21, incl. lid 4).

Technische implementatie

• Data wordt verwerkt via een externe AI-dienstverlener via een beveiligde enterprise API-omgeving
• Gegevens worden niet gebruikt voor modeltraining
• Analyse vindt plaats via versleutelde API-calls
• Gegevens worden niet permanent opgeslagen bij de AI-provider
• Organisaties betalen uitsluitend voor AI-analyses waarvoor de kandidaat expliciet heeft gekozen

11. Bias & non-discriminatie

SelectWiser bevat expliciete instructies die het AI-model verbieden aannames te doen over beschermde kenmerken zoals:

• Leeftijd
• Geslacht / genderidentiteit
• Afkomst / etniciteit
• Gezondheid / handicap
• Religie / levensovertuiging
• Seksuele oriëntatie
• Politieke voorkeur

Guardrails:

• Het AI-model mag geen proxies gebruiken voor bovenstaande kenmerken (bijv. taalgebruik ≠ intelligentie, woordkeuze ≠ opleidingsniveau)
• De analyse is beperkt tot tekstuele inhoud en expliciete functie-eisen (taken, vaardigheden, ervaring)
• Geen conclusies over persoonlijkheid of psychologische eigenschappen
• Focus op helderheid, concreetheid, relevantie en tekstuele aansluiting op de functiecontext

Verantwoordelijkheid:

De organisatie blijft verantwoordelijk voor een zorgvuldige en niet-discriminerende toepassing van de analyse. SelectWiser kan geen garanties geven over uitkomsten en is een hulpmiddel, geen vervanging voor professionele beoordeling. Ondanks deze waarborgen kan SelectWiser geen absolute garantie geven dat analyses volledig vrij zijn van bias; daarom is menselijke beoordeling altijd leidend.

12. Beperkingen & verantwoordelijkheden

Beperkingen van SelectWiser:

• SelectWiser kan geen garanties geven over de uitkomsten van analyses
• SelectWiser is een hulpmiddel, geen vervanging voor professionele beoordeling
• De organisatie blijft verantwoordelijk voor compliance met arbeidsrecht en AVG
• SelectWiser is niet verantwoordelijk voor individuele wervingsbeslissingen die door organisaties worden genomen op basis van de analyse

Verantwoordelijkheden van de organisatie:

• Zorgvuldige interpretatie van analyse-uitkomsten
• Menselijke beoordeling van alle kandidaten
• Transparante en niet-discriminerende wervingsprocessen
• Correcte toepassing van rechtsgrondslagen voor dataverwerking
• Motivering van afwijzingen richting kandidaten

13. Versie & onderhoud

Documentversie: 1.1
Laatst bijgewerkt: 15 september 2026
Eigenaar: SelectWiser – Product & Compliance
Contact: compliance@selectwiser.com

Changelog:

• v1.1 (15-09-2026): Juridische verfijning: sectie 7 (bijzondere persoonsgegevens) aangepast naar implementatie (instructies + post-check), sectie 8 (art. 32 testen/evalueren), sectie 10 (art. 21(4) bezwaar)
• v1.0 (22-12-2025): Initiële versie, CMA-positionering, AI governance framework

Dit document wordt regelmatig herzien om te blijven voldoen aan actuele wet- en regelgeving en best practices voor verantwoord AI-gebruik.